Laatujärjestelmä muodostaa yrityksen työntekijöille ohjeiston ja pelisäännöt joiden mukaan toimitaan. Yrityksen johdolle laatujärjestelmä muodostaa jatkuvan kehittämisen menetelmän.
Laadun kehittämisen keskeisinä tavoitteina on lisätä asiakastyytyväisyyttä, ja yrityksen sisäisen toiminnan tehokkuutta. Laadukas toiminta näkyy asiakkaille parempana palveluna, ja tasalaatuisempina tuotteina. Tehokkaampi toiminta näkyy yrityksen kannattavuuden paranemisena.
Yrityksen laatutyö ei tänä päivänä ole enää paperinmakuista. Laatutyössä on keskeistä toiminnan suunnittelu, tavoitteiden asettaminen ja niiden mittaaminen. Yrityksen johto, sekä ulkopuoliset auditoijat suorittavat yrityksessä säännöllisesti kehittämiseen tähtääviä toiminnan tarkastuksia. Auditoinnilla tarkoitetaan suunniteltua, määrämuotoista, ja puolueetonta toiminnan arviointia siitä vastaako todellinen toiminta yrityksen omia ohjeistuksia, sekä niitä standardeja, joihin yritys on sitoutunut.
Toiminnan tarkastusten, ja toiminnan mittaamisen tuloksina voidaan tunnistaa erilaisia kehittämistarpeita, ja asettaa ne tärkeysjärjestykseen.
Organisaation johto kokoontuu johdon katselmuksiin säännöllisesti tarkastelemaan saatuja tuloksia. Prosessien mittaamisen myötä päätöksenteossa voidaan nojautua todelliseen tietoon yrityksen tilasta.
Laatutyössä kehittämisen keskeisenä tavoitteena on saavuttaa yritykselle asetetut päämäärät, sekä pyrkiä tunnistamaan kriittiset kehittämisen kohteet etukäteen, ennen kuin kalliita ja turhia laatuongelmia ilmaantuu.